vvsalii 100 Опубликовано 8 Июня 2017 Жалоба Поделиться Опубликовано 8 Июня 2017 Критерии аккредитации (испытательных лабораторий) п.23.7 (и, к) - простите за длинную цитату 23.7. наличие у лаборатории системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя: ... и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями на проведение исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений или принятия решения об отказе в его выдаче; (Подпункт в редакции, введенной в действие с 10 марта 2017 годаприказом Минэкономразвития России от 7 сентября 2016 года N 570. - См. предыдущую редакцию) к) правила систематизации и ведения архива документов, в том числе условия передачи документов в архив, условия выдачи документов из архива, сроки хранения в архиве документов (групп документов), правила регистрации документов, поступающих в архив, условия хранения документов; Внимание, вопросы: 1) (если кратко) в чем разница между этими пукнтами? - кто как понимает? 2) "хранение" и "ведение архива" - в чем сходство и различия? 3) "архивирование" и "передача документов в архив" 4) почему "система хранениия" в одном пункте, а "условия хранения" - в другом? (риторический вопрос, наверное) 5) что такое "архив"? тумбочка у рабочего стола это архив? (если там лежат документы, разумеется) - заметим, в ГОСТ 17025 этот термин вообще не употребляется. 6) Есть ли примеры процедур управления документации по этим критериям? Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
vvsalii 100 Опубликовано 13 Июня 2017 Автор Жалоба Поделиться Опубликовано 13 Июня 2017 То, что я задал абсолютно никому неинтересные вопросы - я уже понял - ответов нет. А почему так получилось - до сих пор непонятно. То ли всем все ясно, и в этом смысле вопросы дурацкие, то ли никто не уверен в себе настолько, чтоб ответить, и вопросы дурацкие именно поэтому? На деле это - не шутка: нет соответствия - нет аккредитации. А как соответствовать, если сама терминология понимается интуитивно (или я чего-то не знаю?). Или всем (кроме меня) удается это понимать в унисон с экспертами, и при аккредитации (проверке компетентности) с этим проблем нет? Все-таки очень надеюсь на помощь коллег в прояснении ситуации. Хотя бы ссылочку на ликбез какой-нибудь подбросьте, пожалуйста. Например. "Подлинник РК хранится у Руководителя лаборатории" Вопросы: эта фраза относится к системе хранения и архивирования ("и") или к правилам систематизации и ведения архива("к")? или у Руководителя лаборатории - это не в архиве, и, следовательно,, к п. 23.7 и.к. отношения не имеет. Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
Tequila 14 Опубликовано 15 Июня 2017 Жалоба Поделиться Опубликовано 15 Июня 2017 Здравствуйте! Коллега, вот лично мною разница в этих пунктах улавливается действительно интуитивно. 23.7 и) - нужно расписать правила, как хранятся документы, на каких носителях, какие документы храните - оформляемые самими, предоставляемые заявителем (это про документы по результатам основных работ) + определить перечень из другой документации обеспечивающей работу ИЛ - документы СМК (РК, процедуры, инструкции и т.д.), записи по качеству (технические записи - это результаты основных работ, про них уже сказала, + журналы рабочие - выдачи СИ, контроля условий хранения СИ, графики поверки СИ, журналы регистрации заявок, протоколов и т.д. записи по качеству - это протокол анализа со стороны руководства + оформляемые к нему справки, программы, планы, отчеты по внутренним аудитам и т.д.) + я сюда для своей ИЛ прописала про кадровые и бухгалтерские документы. И где храните - какие помещения, столы, сейфы, у кого ключ. Вот это исчерпывающее документирование правил по этому пункту, на мой взгляд. 23.7 к) - описать следующие правила: кто передает документы (у меня ответственность по видам документов - протоколы и рабочие записи - исполнители работ по договору с заказчиком, бухгалтерские - главбух, кадровые - спец. ОК, СМКашные - менеджер по качеству). Для каждой группы правила, как они передают документы, как должны быть оформлены документы, кому передают (архивариусу, сами кладут в присутствии комиссии, кто входит в комиссию), где фиксируют передачу (в журнале, опись переданных дел составляют или как-то еще). Сколько вы их храните (по видам документов). Кто, как и какие документы может получить из архива, в каком порядке (служебку пишут, устно разрешения спрашивают, к кому за этим обращаются), где фиксируется (журнал, клеймо на лоб :), на какое время выдаются документы, выдаются ли вообще документы сами или только их копии, или выписки, или еще как-то. И условия хранения - кто имеет доступ к документам, как хранятся - в лотках, папках, по годам ли, по видам, как виды изолированно или нет друг от друга хранятся, если можете подтвердить условия хранения (температуру, влажность - если есть журнал и термометр - пропишите и такие условия), мы ограничиваемся фразами про отсутствие воды, света, излучений (т.к. половина архива оцифрована и на оптических дисках), как архивные доккументы уничтожаются - как часто, кем, каким образом (рвутся, сжигаются, съедаются), где запись делают. Вроде бы ничего не упустила. Для каждого вида, группы документов правила могут быть абсолютно разными. Что считать архивом - дело сугубо личное. У нас архивом называется не место конкретное (кабинет, например), а совокупность мест хранения документов, с которыми закончили делопроизводство и они подлежат временному хранению с целью сохранения информации в течение определенного нами времени. у нас это и шкаф выделенный (на нем написано - АРХИВ), и тумбочки, шкафы, сейфы в рабочих кабинетах, главное чтоб закрывались на ключи все, и было это прописано в СМК, что считать местом хранения архивной документации. Если еще в раздел "термины и определения" пропишите, что понимаете под определением "архив" в документах своей СМК - вообще вопросов не будет ни у кого. Если хотите получить мою Инструкцию по ведению архива - напишите в ЛС. Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
vvsalii 100 Опубликовано 16 Июня 2017 Автор Жалоба Поделиться Опубликовано 16 Июня 2017 Марина, спасибо за развернутый и очень толковый ответ! Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
olga1234 1 Опубликовано 16 Ноября 2022 Жалоба Поделиться Опубликовано 16 Ноября 2022 В 15.06.2017 в 17:18, Tequila сказал: Если хотите получить мою Инструкцию по ведению архива - напишите в ЛС. Здравствуйте! Можно получить вашу Инструкцию по ведению архива? Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
5 сообщений в этой теме
Рекомендуемые сообщения
Присоединиться к обсуждению
Вы можете ответить сейчас, а зарегистрироваться позже. Если у вас уже есть аккаунт, войдите, чтобы ответить от своего имени.