Перейти к контенту

4 сообщения в этой теме

Рекомендуемые сообщения

Критерии аккредитации (испытательных лабораторий) п.23.7 (и, к) - простите за длинную цитату

23.7. наличие у лаборатории системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя: ...

и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями на проведение исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений или принятия решения об отказе в его выдаче;

(Подпункт в редакции, введенной в действие с 10 марта 2017 годаприказом Минэкономразвития России от 7 сентября 2016 года N 570. - См. предыдущую редакцию)
 

к) правила систематизации и ведения архива документов, в том числе условия передачи документов в архив, условия выдачи документов из архива, сроки хранения в архиве документов (групп документов), правила регистрации документов, поступающих в архив, условия хранения документов;

Внимание, вопросы:

1) (если кратко) в чем разница между этими пукнтами? - кто как понимает?

2) "хранение" и "ведение архива" - в чем  сходство и различия?

3) "архивирование" и "передача документов в архив"

4) почему "система хранениия" в одном пункте, а "условия хранения" - в другом? (риторический вопрос, наверное) 

5) что такое "архив"? тумбочка у рабочего стола это архив? (если там лежат документы, разумеется) - заметим, в ГОСТ 17025 этот термин вообще не употребляется. 

6) Есть ли примеры процедур управления документации по этим критериям?

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

То, что я задал абсолютно никому неинтересные вопросы - я уже понял - ответов нет. А почему так получилось - до сих пор непонятно.  То ли всем все ясно, и в этом смысле вопросы дурацкие, то ли никто не уверен в себе настолько, чтоб ответить, и вопросы дурацкие именно поэтому?

На деле это - не шутка: нет соответствия - нет аккредитации. А как соответствовать, если сама терминология понимается интуитивно (или я чего-то не знаю?). Или всем (кроме меня) удается это понимать в унисон с экспертами, и при аккредитации (проверке компетентности) с этим проблем нет? Все-таки очень надеюсь на помощь коллег в прояснении ситуации. Хотя бы ссылочку на ликбез какой-нибудь подбросьте, пожалуйста.

Например. "Подлинник РК хранится у Руководителя лаборатории"

Вопросы: эта фраза относится к системе хранения и архивирования ("и") или к правилам систематизации и ведения архива("к")? или у Руководителя лаборатории - это не в архиве, и, следовательно,, к п. 23.7 и.к.  отношения не имеет.

 

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Здравствуйте!

Коллега, вот лично мною разница в этих пунктах улавливается действительно интуитивно.

23.7 и) - нужно расписать правила, как хранятся документы, на каких носителях, какие документы храните - оформляемые самими, предоставляемые заявителем (это про документы по результатам основных работ) + определить перечень из другой документации обеспечивающей работу ИЛ - документы СМК (РК, процедуры, инструкции и т.д.), записи по качеству (технические записи - это результаты основных работ, про них уже сказала, + журналы рабочие - выдачи СИ, контроля условий хранения СИ, графики поверки СИ, журналы регистрации заявок, протоколов и т.д. записи по качеству - это протокол анализа со стороны руководства + оформляемые к нему справки, программы, планы, отчеты по внутренним аудитам и т.д.) + я сюда для своей ИЛ прописала про кадровые и бухгалтерские документы. И где храните - какие помещения, столы, сейфы, у кого ключ. Вот это исчерпывающее документирование правил по этому пункту, на мой взгляд.

23.7 к) - описать следующие правила: кто передает документы (у меня ответственность по видам документов - протоколы и рабочие записи - исполнители работ по договору с заказчиком, бухгалтерские - главбух, кадровые - спец. ОК, СМКашные - менеджер по качеству). Для каждой группы правила, как они передают документы, как должны быть оформлены документы, кому передают (архивариусу, сами кладут в присутствии комиссии, кто входит в комиссию), где фиксируют передачу (в журнале, опись переданных дел составляют или как-то еще). Сколько вы их храните (по видам документов). Кто, как и какие документы может получить из архива, в каком порядке (служебку пишут, устно разрешения спрашивают, к кому за этим обращаются), где фиксируется (журнал, клеймо на лоб :), на какое время выдаются документы, выдаются ли вообще документы сами или только их копии, или выписки, или еще как-то. И условия хранения - кто имеет доступ к документам, как хранятся - в лотках, папках, по годам ли, по видам, как виды изолированно или нет друг от друга хранятся, если можете подтвердить условия хранения (температуру, влажность - если есть журнал и термометр  - пропишите и такие условия), мы ограничиваемся фразами про отсутствие воды, света, излучений (т.к. половина архива оцифрована и на оптических дисках), как архивные доккументы уничтожаются - как часто, кем, каким образом (рвутся, сжигаются, съедаются), где запись делают.

Вроде бы ничего не упустила. Для каждого вида, группы документов правила могут быть абсолютно разными. 

Что считать архивом - дело сугубо личное. У нас архивом называется не место конкретное (кабинет, например), а совокупность мест хранения документов, с которыми закончили делопроизводство и они подлежат временному хранению с целью сохранения информации в течение определенного нами времени. у нас это и шкаф выделенный (на нем написано - АРХИВ), и тумбочки, шкафы, сейфы в рабочих кабинетах, главное чтоб закрывались на ключи все, и было это прописано в СМК, что считать местом хранения архивной документации. Если еще в раздел "термины и определения" пропишите, что понимаете под определением "архив" в документах своей СМК - вообще вопросов не будет ни у кого.

Если хотите получить мою Инструкцию по ведению архива - напишите в ЛС.

 

 

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Марина, спасибо за развернутый и очень толковый ответ! 

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Присоединиться к обсуждению

Вы можете ответить сейчас, а зарегистрироваться позже. Если у вас уже есть аккаунт, войдите, чтобы ответить от своего имени.

Гость
Ответить в этой теме...

×   Вы вставили отформатированный текст.   Удалить форматирование

  Допустимо не более 75 смайлов.

×   Ваша ссылка была автоматически заменена на медиа-контент.   Отображать как ссылку

×   Ваши публикации восстановлены.   Очистить редактор

×   Вы не можете вставить изображения напрямую. Загрузите или вставьте изображения по ссылке.

Зарузка...

Информация

  • Недавно просматривали   0 пользователей

    Ни один зарегистрированный пользователь не просматривает эту страницу.


×
×
  • Создать...