Рабочие журналы

[ЭксиМ 0]

Добрый день!

Недавно стала заниматься ведением журналов в поверочной лаборатории. После подтверждения компетентности журналов стало 15 (было меньше,пришлось завести новые по требованию). Но поскольку записей нужно делать очень много,что физически невозможно одному человеку от руки заполнять каждый из них, хотелось бы перейти на электронный вариант (эксель с автозаполнением из общего файла где есть все данные) и периодически распечатывать для отчетности. Возможен ли так сделать или есть ли другие варианты как упростить работу?

[Tresh63 117]

15 часов назад, ЭксиМ сказал:

Добрый день!

Недавно стала заниматься ведением журналов в поверочной лаборатории. После подтверждения компетентности журналов стало 15 (было меньше,пришлось завести новые по требованию). Но поскольку записей нужно делать очень много,что физически невозможно одному человеку от руки заполнять каждый из них, хотелось бы перейти на электронный вариант (эксель с автозаполнением из общего файла где есть все данные) и периодически распечатывать для отчетности. Возможен ли так сделать или есть ли другие варианты как упростить работу?

Вообще журнал должен быть прошит, с указанием на оборотной стороне количества страниц, что подразумевает журнал на бумажном носителе, для отсутствия возможности его корректировки.

[ЭксиМ 0]

Эти требования я знаю, но не будет ли нарушением, если просто распечатывать данные за отчетный период и прошивать их в папку, к примеру раз в 6 месяцев?

Как по мне возможность корректировки в ручном и печатном варианте одна и та же: если журнал прошит с количеством страниц, я уже не смогу внести поправки, а если мне придется нарушить требования и откорректировать (это чисто в теории рассуждаю))), то и письменный вариант можно перепрошить,переписав нужную страницу. Единственное, если будет внеплановая проверка, а на рабочем месте нет печатного варианта, нам влетит?) Может есть конкретные документы, описывающие порядок ведения журнала, в интернете написаны разные правила,но без каких-либо ссылок на ГОСТы или РМГ

[viktoriya102 11]

48 минут назад, Tresh63 сказал:

Вообще журнал должен быть прошит, с указанием на оборотной стороне количества страниц,

Где указаны такие требования?

[evGeniy 1 023]

8 минут назад, viktoriya102 сказал:

Где указаны такие требования?

Действительно? В Приказе 326?

[Радик Мавлявиев 193]

Вполне допустимо вести электронный журнал. Но это должно быть описано в Руководстве по качеству.

[Tresh63 117]

Рекомендации по оформлению журналов учета и регистрации:

1. Нумерация листов.

   Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.
   Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
   

2. Прошивка документов

   Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне
   Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза - для надежности.
   Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 - 6 см свободного конца.

3. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

   Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 - 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.
   пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.
   Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
   Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

4. Опись документов

   Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
   Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией - для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.
   
5. После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Пропущен номер 33.
   Затем указывается должность, проставляются подпись должностного лица и ее расшифровка;
6. Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.

Данные рекомендации имеют общий характер. Работодателю, при оформлении кадровой документации следует учитывать особые правила для оформления журналов и книг, ведение которых отнесено законодательством к обязательным.

При оформлении журналов, книг можно руководствоваться:

• Методическими  рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76,  ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело", "Основными Правилами работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

[SALE 40]

10 минут назад, Tresh63 сказал:

Данные рекомендации имеют общий характер.

Всё что надо знать ))

[Tresh63 117]

1 час назад, SALE сказал:

Всё что надо знать ))

Все верно), но если данная практика существует на вашем предприятии, будет странно, если ваша документация лаборатории не будет под нее подпадать, в том числе и по номенклатуре дел и к хранению данных журналов. Так же проще выполнить как положено, чем объяснять проверяющим, что у вас сделано иначе, но каждый волен идти своим путем. 

[SALE 40]

1 час назад, Tresh63 сказал:

но если данная практика существует на вашем предприятии, будет странно, если ваша документация лаборатории не будет под нее подпадать,

Ну, это само собой надо РК читать

[ЭксиМ 0]

Спасибо большое,стало яснее) Мне главное знать, что нет такого приказа или постановления где обозначены ограничения по ведению журналов в электронной форме, чтобы не попасть по незнанию под штраф

[Fekla9999 13]

У нас несколько журналов ведется в экселе. В РК прописано, что они электронные, зафиксированы формы, где лежат, кто имеет доступ. Все нормально))

[SALE 40]

2 минуты назад, Fekla9999 сказал:

У нас несколько журналов ведется в экселе. В РК прописано, что они электронные, зафиксированы формы, где лежат, кто имеет доступ. Все нормально))

А как в них фиксируются даты и виды исправлений? 

[Fekla9999 13]

1 минуту назад, SALE сказал:

А как в них фиксируются даты и виды исправлений? 

Фраза из РК "При внесении изменений в подлинник электронного документа изменяется версия этого документа. Заполнение (ведение) журналов в электронном виде не является изменением документа. Изменением считается корректировка либо удаление ранее сделанной записи."

[SALE 40]

2 минуты назад, Fekla9999 сказал:

При внесении изменений в подлинник электронного документа изменяется версия этого документа.

А как меняется версия вашего журнала при корректировке строки? 

[Fekla9999 13]

Только что, SALE сказал:

А как меняется версия вашего журнала при корректировке строки? 

Собственно создается новый файл с правильными данными и наименование включающим "версия №__ от __". В старом делается отметка о неправильной записи и он сдается в архив согласно установленному порядку. Честно сказать, я этого ни разу не делала, журналы заполняются автоматически, ошибки крайне маловероятны. Но гипотетически все возможно. Главное все подробно описать в РК. Хотя автоматизация сделана втихаря, мы ее никому не показываем))

[Радик Мавлявиев 193]

В экселе есть пригодная для такого случая функция - журнал изменений.

[SALE 40]

10 минут назад, Радик Мавлявиев сказал:

В экселе есть пригодная для такого случая функция - журнал изменений.

Вы с Вордом не путаете? ))

[czvetaeva 3]

В 25.08.2020 в 16:25, ЭксиМ сказал:

Добрый день!

Недавно стала заниматься ведением журналов в поверочной лаборатории. После подтверждения компетентности журналов стало 15 (было меньше,пришлось завести новые по требованию). Но поскольку записей нужно делать очень много,что физически невозможно одному человеку от руки заполнять каждый из них, хотелось бы перейти на электронный вариант (эксель с автозаполнением из общего файла где есть все данные) и периодически распечатывать для отчетности. Возможен ли так сделать или есть ли другие варианты как упростить работу?

пропишите в руководстве по качеству, какие у вас журналы будут в электронном виде, а так же у кого доступ, как вы ограничиваете его, возможность исправления ошибок и как это фиксируется, сколько хранятся документы, распечатывать ничего не придется

[Радик Мавлявиев 193]

2 часа назад, SALE сказал:

Вы с Вордом не путаете? ))

Нет, эксель. Правда пользовался оч. давно, возможно поэтому путаю название функции:

Цитата

Регистрация изменений в общей книге

Важно: В этой статье объясняется, как использовать более старый способ отслеживания изменений с помощью общей книги. Функция общей книги имеет множество ограничений и была заменена на совместное редактирование. Совместное редактирование не обеспечивает возможности отслеживания изменений. Тем не менее, если вы и другие пользователи одновременно открыли файл, вы можете увидеть выбор и изменения каждого из остальных параметров. Кроме того, если файл хранится в облаке, вы можете просмотреть предыдущие версии, чтобы видеть изменения каждого участника. Дополнительные сведения о совместном редактировании.

Включение отслеживания изменений книги

1. Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, а одна из них — невозможность редактирования с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать совместное редактирование, которое является заменой общих книг.
2. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
3. Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
4. В диалоговом окне Управление доступом к файлу на вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
5. Откройте вкладку Дополнительно.
6. В группе Регистрация изменений установите переключатель хранить журнал изменений в течение и укажите в поле дн. количество дней, в течение которых следует хранить журнал изменений. По умолчанию Microsoft Excel хранит журнал изменений 30 дней и постоянно удаляет записи об изменениях, которые хранятся дольше этого срока. Чтобы журнал изменений хранился более 30 дней, введите число больше 30.
7. Нажмите кнопку ОК и, если появится запрос, подтвердите сохранение книги, нажав кнопку ОК.

 

Изменено 27 Августа 2020 пользователем Радик Мавлявиев

[Memoza 0]

В 26.08.2020 в 17:21, Fekla9999 сказал:

У нас несколько журналов ведется в экселе. В РК прописано, что они электронные, зафиксированы формы, где лежат, кто имеет доступ. Все нормально))

правильно я понимаю, что никакие подписи там не нужны?)

[Fekla9999 13]

4 часа назад, Memoza сказал:

правильно я понимаю, что никакие подписи там не нужны?)

Конечно не нужны. Как вы подписывать строку журнала будете? ФИО указано и все

Изменено 30 Ноября 2021 пользователем Fekla9999

[АнгелинаБухта 1]

Подскажите пожалуйста, наша организация расширила поверочную деятельность, раньше были газоанализаторы, теперь еще добавились измерение давления, вакуума (манометры, преобразователи давления) и теплофизические измерения (ТС, термопары), не можем решить продолжать вести журналы как и прежде или для новой области создавать новые и отдельно вести записи. Сложность в том, что документально помещения для поверки той и другой области разные (во всяком случае пока что). У кого несколько областей поверки или кто знает поделитесь как быть?

[GaLina_ 3]

21 час назад, АнгелинаБухта сказал:

 У кого несколько областей поверки или кто знает поделитесь как быть?

Здравствуйте, у нас аналогичная ситуация. Журнал выполненных работ ведем один на все виды измерений. Журнал регистрации условий окружающей среды - по помещениям, у нас их 3, соответственно, 3 журнала.

[АнгелинаБухта 1]

21 минуту назад, GaLina_ сказал:

Здравствуйте, у нас аналогичная ситуация. Журнал выполненных работ ведем один на все виды измерений. Журнал регистрации условий окружающей среды - по помещениям, у нас их 3, соответственно, 3 журнала.

Если у вас столько помещений, значит наверное и не один поверитель, как вы справляетесь с тем, что им может потребоваться одновременно вносить записи в журнал и порядок внесения может нарушаться? Или у вас один человек вносит все записи.. Просто сейчас решаем вопрос по оформлению журналов для каждого поверителя отдельно, если конечно это не является нарушением