Архивное хранение протоколов

[Tequila 14]

Коллеги, доброго дня!

У нас в лаборатории возник спор по поводу срока хранения протоколов в архиве (до списания). Есть 2 мнения:

1) Согласно дословному прочтению п. 24.6 Критериев аккредитации хранить протоколы (и первичку к ним) в течение трех лет со дня выдачи. Т.е. протокол выдали 10.01.2023, храним по 10.01.2026 и утилизируем.

2) Согласно п. 24.6 Критериев аккредитации хранить протоколы 3 года со дня выдачи. Но при этом еще руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статьей 21.1:

"1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (т.е. в нашем случае Приказом Минэкономразвития России от 26.10.2020 N 707)

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона)."

Таким образом трактовать понятие "день выдачи протокола" = день окончания протокола делопроизводством, и срок хранения в 3 года исчисляется с 1 января следующего года. Например, протокол выдали 10.01.2023, срок хранения начнет исчисляться с 01.01.2024, таким образом храним по январь 2027 года. 

До настоящего момента руководствовались вторым мнением, в СМК прописан такой порядок, при проверках с 2015 года вопросов не возникало. Но сейчас есть необходимость освободить архив, и звучат предложения соблюдать только дословно Критерии аккредитации, где нет указания на исчисление срока с 1 января.

Кто каких норм придерживается, возможно есть аргументация "за" или "против" 1го или 2го мнения, особенно по итогам проверок?

Изменено 11 Января 2023 пользователем Tequila

[LameSANO 3]

2 часа назад, Tequila сказал:

Коллеги, доброго дня!

У нас в лаборатории возник спор по поводу срока хранения протоколов в архиве (до списания). Есть 2 мнения:

1) Согласно дословному прочтению п. 24.6 Критериев аккредитации хранить протоколы (и первичку к ним) в течение трех лет со дня выдачи. Т.е. протокол выдали 10.01.2023, храним по 10.01.2026 и утилизируем.

2) Согласно п. 24.6 Критериев аккредитации хранить протоколы 3 года со дня выдачи. Но при этом еще руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статьей 21.1:

"1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (т.е. в нашем случае Приказом Минэкономразвития России от 26.10.2020 N 707)

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона)."

Таким образом трактовать понятие "день выдачи протокола" = день окончания протокола делопроизводством, и срок хранения в 3 года исчисляется с 1 января следующего года. Например, протокол выдали 10.01.2023, срок хранения начнет исчисляться с 01.01.2024, таким образом храним по январь 2027 года. 

До настоящего момента руководствовались вторым мнением, в СМК прописан такой порядок, при проверках с 2015 года вопросов не возникало. Но сейчас есть необходимость освободить архив, и звучат предложения соблюдать только дословно Критерии аккредитации, где нет указания на исчисление срока с 1 января.

Кто каких норм придерживается, возможно есть аргументация "за" или "против" 1го или 2го мнения, особенно по итогам проверок?

У нас в СТО - управление документаций прописано так, с 2018 года вопросов не было:

6.11.8 В архиве и в ЭДО хранятся следующие документы и записи:

- договоры, официальная переписка организации с другими организациями;

- журнал регистрации результатов испытаний не менее трёх лет после окончания его ведения;

- ПМИ, результаты испытаний, МЭ, документы, полученные от заказчиков не менее трёх лет с даты их оформления, выдачи заказчику или принятия решения об отказе от выполнения работ;

- протоколы измерений (хранятся три года).

[ЭДСка 206]

3 часа назад, Tequila сказал:

Но при этом еще руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Добрый день! Откуда такая обязанность следует?

[Максим Андреев 129]

48 минут назад, ЭДСка сказал:

Откуда такая обязанность следует?

Из ст. 1 закона.

4 часа назад, Tequila сказал:

возможно есть аргументация "за" или "против" 1го или 2го мнения

Да, тут есть нормативная коллизия. А если она есть, то надо руководствоваться НПА большей юридической силы, т.е. законом.

С другой стороны, логика критериев аккредитации - это установить минимальный срок хранения, хранить больше 3 лет со дня выдачи ведь никто не запрещает.

Также стоит понимать, что если вы не источник комплектования госархива или на вас не накатают жалобу, то проверки архивного законодательства вам с вероятностью 99,(9) % не грозят.

Но если уж совсем хочется докопаться до истины и получить официальное разъяснение, то напишите в Росархив и Росаккредитацию.

[ЭДСка 206]

14 минут назад, Максим Андреев сказал:

С другой стороны, логика критериев аккредитации - это установить минимальный срок хранения, хранить больше 3 лет со дня выдачи ведь никто не запрещает.

Вот тут не соглашусь, какой срок установили в СМ - столько и хранить надо, больше установленного то же не гуд. ИМХО, тогда обтекаемая фраза нужна, например "не менее Х лет"

[Максим Андреев 129]

15 минут назад, ЭДСка сказал:

Вот тут не соглашусь, какой срок установили в СМ - столько и хранить надо, больше установленного то же не гуд.

Да, только установленный в СМ срок не должен противоречить законодательству. И как я написал выше, законодательство одними критериями не ограничивается.

18 минут назад, ЭДСка сказал:

тогда обтекаемая фраза нужна, например "не менее Х лет"

Мы так и пишем. При принятии решения об уничтожении созывается экспертная комиссия и составляется Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Все как положено по законодательству.

[ЭДСка 206]

12 минут назад, Максим Андреев сказал:

Да, только установленный в СМ срок не должен противоречить законодательству. И как я написал выше, законодательство одними критериями не ограничивается.

Полностью согласна с Вами

[newuser 17]

6 часов назад, Tequila сказал:

Коллеги, доброго дня!

У нас в лаборатории возник спор по поводу срока хранения протоколов в архиве (до списания). Есть 2 мнения:

1) Согласно дословному прочтению п. 24.6 Критериев аккредитации хранить протоколы (и первичку к ним) в течение трех лет со дня выдачи. Т.е. протокол выдали 10.01.2023, храним по 10.01.2026 и утилизируем.

2) Согласно п. 24.6 Критериев аккредитации хранить протоколы 3 года со дня выдачи. Но при этом еще руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статьей 21.1:

"1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (т.е. в нашем случае Приказом Минэкономразвития России от 26.10.2020 N 707)

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона)."

Таким образом трактовать понятие "день выдачи протокола" = день окончания протокола делопроизводством, и срок хранения в 3 года исчисляется с 1 января следующего года. Например, протокол выдали 10.01.2023, срок хранения начнет исчисляться с 01.01.2024, таким образом храним по январь 2027 года. 

До настоящего момента руководствовались вторым мнением, в СМК прописан такой порядок, при проверках с 2015 года вопросов не возникало. Но сейчас есть необходимость освободить архив, и звучат предложения соблюдать только дословно Критерии аккредитации, где нет указания на исчисление срока с 1 января.

Кто каких норм придерживается, возможно есть аргументация "за" или "против" 1го или 2го мнения, особенно по итогам проверок?

Быть может в приказе Росархива № 142 найдете информацию по срокам хранения

(Прошу простить, если сказал глупость)

[Tequila 14]

12 часов назад, ЭДСка сказал:

Вот тут не соглашусь, какой срок установили в СМ - столько и хранить надо, больше установленного то же не гуд. ИМХО, тогда обтекаемая фраза нужна, например "не менее Х лет"

У нас в СМК сейчас всё прозрачно и точно, без обтеканий, для протоколов указан срок хранения - 3 года. При этом выше таблицы со сроками хранения есть пункт, то сроки хранения исчисляются с 01 января года, следующего за годом окончания делопроизводством. Т.е. мы считали, что дата выдачи протокола - это дата его окончания делопроизводством, всё оформленное за 2022 год хранится 3 года, начиная с января 2023. Списываем раз в год, в январе. При этом есть фраза еще, что если комиссия считает, что документ нужен, то его срок хранения может быть продлен по ее решению, либо из архива ИЛ быть переданным в архив ООО.

13 часов назад, Максим Андреев сказал:

Из ст. 1 закона.

Абсолютно верно. Этому ФЗ подчиняются все на основании первой статьи.

13 часов назад, Максим Андреев сказал:

Также стоит понимать, что если вы не источник комплектования госархива или на вас не накатают жалобу, то проверки архивного законодательства вам с вероятностью 99,(9) % не грозят.

Проверки архивного законодательства нам по сути на все 100% не грозят. Переживаем не за то. Эксперты Росаккредитации также считают, что одними Критериями мы не должны ограничиваться, и все ФЗ для нас также обязательны. Вот 2 примера из нашей жизни. При аккредитации в национальной системе, в 2015 году, нас серьезно натыкали носом за приведенный в документированной процедуре по управлению персоналом перечень документов, предоставляемых работником при приеме на работу (там были свидетельства о браке, о рождении детей, фото 3х4 и т.п., что традиционно запрашивается кадровиками и хранится в личном деле). Т.к. это нарушение ТК РФ, эти документы не входят в обязательный перечень при приеме на работу, и могут быть предоставлены только с личной инициативы работника. Было несоответствие по результатам документарной проверки, редактировали процедуру. В 2018 году по результатам ПК была приостановка аккредитации нашего орган по сертификации, потому что помещения были не переведены из жилого фонда в нежилой, но при этом все квартиры были куплены и числились на балансе ООО. Несоответствие было по пункту про обеспеченность помещениями и Жилищному кодексу. Пытались опротестовать - получили ответ, что Критерии это не единственный закон, который надо соблюдать, и комиссия отработала всё четко.

Вот в связи с этим и заморочились с этими сроками архивного хранения. У себя в СМК я могу много чего прописать, и списывать протоколы на основании этого раз в квартал, но есть опасения, что потом придет очередное ПК, запросят протоколы за все 3 года с учетом старта этих 3х лет с 1 января, как того Госархив требует, и напишет про отсутствие архива.

Конечно, дешевле учесть оба требования - и Критериев, и ФЗ об архивном деле. Но тут нюанс:

1) архив перегружен и не хотелось бы хранить лишнее

2) соблюдая один пункт ФЗ, мы автоматом обязаны соблюдать остальные его пункты. Нельзя выборочно соблюдать документ, либо принимаем его в работу целиком - либо нет. Поэтому в СМК если прописывать - без ссылки на ФЗ, типа это наше такое внутреннее требование и дополнение к Критериям.

 

[Mikhail_Kovalenko 0]

Добрый день коллеги, подскажите, как протоколы должны храниться и подписываться? Если все протоколы находятся в электронном виде, нужно ли подписывать их электронной подписью? Спасибо! 

[M-71 87]

Если только хранить протоколы, то подписывать их думаю необязательно

Самое главное принять меры для исключения их изменения, ну и доступа к ним посторонних лиц

[Фрося2022 11]

24 минуты назад, Mikhail_Kovalenko сказал:

Добрый день коллеги, подскажите, как протоколы должны храниться и подписываться? Если все протоколы находятся в электронном виде, нужно ли подписывать их электронной подписью? Спасибо! 

 Протоколы поверки, оформленные в виде самостоятельного электронного документа, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью аккредитованного на поверку индивидуального предпринимателя или руководителя либо уполномоченного им аккредитованного на поверку юридического лица, проводивших поверку средств измерений. (ПРИКАЗ от 31 июля 2020 года N 2510 Об утверждении порядка проведения поверки средств измерений, требований к знаку поверки и содержанию свидетельства о поверке п.28)

[Fekla9999 18]

2 часа назад, Mikhail_Kovalenko сказал:

Добрый день коллеги, подскажите, как протоколы должны храниться и подписываться? Если все протоколы находятся в электронном виде, нужно ли подписывать их электронной подписью? Спасибо! 

Протоколы, оформленные в электронном виде, подписывать ЭЦП поверителя обязательно. Иначе как вы докажите, что не вносили в них изменения позже?

У нас после оформления и подписания поверителем, протокол переносится главным метрологом на сервер компании в папку, с ограниченным доступом. Раз в месяц главный метролог проводит резервное копирование на флешку, В архив переносятся протоколы за год на диске. Естественно вместе с подписями.

ПК прошли осенью, у экспертов вопросов не возникло  

[ЭДСка 206]

В 12.01.2023 в 04:49, Tequila сказал:

У нас в СМК сейчас всё прозрачно и точно, без обтеканий, для протоколов указан срок хранения - 3 года. При этом выше таблицы со сроками хранения есть пункт, то сроки хранения исчисляются с 01 января года, следующего за годом окончания делопроизводством. Т.е. мы считали, что дата выдачи протокола - это дата его окончания делопроизводством, всё оформленное за 2022 год хранится 3 года, начиная с января 2023. Списываем раз в год, в январе. При этом есть фраза еще, что если комиссия считает, что документ нужен, то его срок хранения может быть продлен по ее решению, либо из архива ИЛ быть переданным в архив ООО.

Почитала Пр 526 с карандашом.

Приказ 526 Минкультуры «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов,…

2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. 

2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению …

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

 

Как я понимаю, если нет "исключительного случаях по решению руководителя организации", то протоколы поверки/испытаний/... являются документами временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, хранятся в структурных подразделениях организации, в архив организации не попадают, являются документальным фондом, а НЕ архивными документами, на которые (на архивные документы) и распространяется действие ФЗ-125 (Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.), включая ст.21_1 про  Установление и исчисление сроков хранения архивных документов.

Поэтому я и спрашивала про отношение к протоколам ФЗ125. А так да, конечно, делопроизводство и номенклатура дел в организации имеют место.

ИМХО, срок хранения протоколов стартует с момента поступления/ передачи их в "архив" структурного подразделения, т.е. фиксации факта их поступления туда в соответствующем журнале/перечне входящих документов по правилам и срокам сдачи, прописанным в СМ.  У нас, например, так: Протоколы поверки СИ хранятся на рабочих местах поверителей СИ. Ежегодно 30 декабря все протоколы поверки СИ за текущий год сдаются в архив отдела поверки СИ. Срок хранения протоколов поверки СИ в архиве отдела поверки СИ - не менее 5 лет.

Изменено 19 Января 2023 пользователем ЭДСка

[Максим Андреев 129]

12 часов назад, Tequila сказал:

архив перегружен и не хотелось бы хранить лишнее

Как вариант переходить на электронный документооборот.

 

12 часов назад, Tequila сказал:

соблюдая один пункт ФЗ, мы автоматом обязаны соблюдать остальные его пункты. Нельзя выборочно соблюдать документ, либо принимаем его в работу целиком - либо нет. Поэтому в СМК если прописывать - без ссылки на ФЗ, типа это наше такое внутреннее требование и дополнение к Критериям.

С выводом (не ссылаться на ФЗ) согласен. Но вот ваша обязанность соблюдать ФЗ не зависит от того, соблюдаете ли вы один его пункт.

4 часа назад, ЭДСка сказал:

протоколы поверки/испытаний/... являются документами временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, хранятся в структурных подразделениях организации, в архив организации не попадают, являются документальным фондом, а НЕ архивными документами, на которые (на архивные документы) и распространяется действие ФЗ-125

такая т.з. имеет право на жизнь. Однако не верно считать, что архивный документ - это документ, хранящийся ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в архиве организации (которого может и не быть). Посмотрите определение "архивный документ" в ФЗ.

Например, Минкомсвязь признает закрытые личные дела уволенных работников архивными документами даже если они хранятся в отделе кадров.

Короче, многое зависит от позиции курирующего ФОИВ. Ведь не просто так Росаккредитация в критериях пишет именно про архивное хранение.

Изменено 12 Января 2023 пользователем Максим Андреев

[ЭДСка 206]

17 часов назад, Максим Андреев сказал:

Ведь не просто так Росаккредитация в критериях пишет

Вот не готова это обсуждать))), ибо не уверена в их глубокой вдумчивости...

[eKa89 36]

Всем доброго дня! 

Достаточно ли срок хранения протоколов поверки установить один межповерочный интервал? Коллеги, как считаете?  Поделитесь как у вас. 

 

[M-71 87]

Достаточно)

[ЭДСка 206]

17 часов назад, eKa89 сказал:

Всем доброго дня! 

Достаточно ли срок хранения протоколов поверки установить один межповерочный интервал? Коллеги, как считаете?  Поделитесь как у вас. 

 

Приказ Росархива от 28.12.2021 N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022 N 67095)

10.3. Метрологическое обеспечение

п.932 Документы (акты, свидетельства, протоколы, отчеты) о поверке, калибровке, испытаниях стандартных образцов, средств измерений в целях утверждения их типа - 5 лет (срок хранения)

[M-71 87]

Кому нибудь указали эксперты на этот приказ Росархива?

Который так часто здесь упоминают)

[evGeniy 1 039]

49 минут назад, M-71 сказал:

Кому нибудь указали эксперты на этот приказ Росархива?

А что должны указать?

[eKa89 36]

 

48 минут назад, evGeniy сказал:

А что должны указать?

Наверное на необходимость его применения 

[eKa89 36]

1 час назад, ЭДСка сказал:

Приказ Росархива от 28.12.2021 N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022 N 67095)

10.3. Метрологическое обеспечение

п.932 Документы (акты, свидетельства, протоколы, отчеты) о поверке, калибровке, испытаниях стандартных образцов, средств измерений в целях утверждения их типа - 5 лет (срок хранения)

Это если этот приказ внедрен в организации. А если МПИ 6 лет? 

[M-71 87]

24 минуты назад, eKa89 сказал:

 

Наверное на необходимость его применения 

И сроки хранения документов согласно этого приказа

[ЭДСка 206]

В 17.02.2023 в 12:32, eKa89 сказал:

Наверное на необходимость его применения 

ФЗ-412, Статья 13. Права и обязанности аккредитованных лиц

3. Аккредитованные лица имеют также иные права и обязанности в соответствии с настоящим Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В 17.02.2023 в 12:34, eKa89 сказал:

Это если этот приказ внедрен в организации.

Это Вы с ГОСТами немного путаете, с добровольностью их применения и с обязанностью их исполнения только в случае, если организация задекларировала/ внедрила/ взяла на себя обязательства соответствовать.

В 17.02.2023 в 12:34, eKa89 сказал:

А если МПИ 6 лет? 

Это уже Ваша задача, как в СМК правильно и удобновыполнимо сформулировать. Возможно что-то типа "Срок хранения протоколов поверки не менее 5 лет. В случае, если МПИ превышает 5 лет протоколы хранить...(далее Ваше решение)"