Документооборот в ИЛ

[salchanochka 0]

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, кто знает, если в испытательной лаборатории вести журналы в электронном виде, это обязательно должна быть специальная программа? Или можно их вести в обычных офисных программах (ворд, эксель), просто скрыв документ паролем? И с какой периодичностью их распечатывать и сшивать?

Поясню...Процедуру аккредитации мы прошли (в СМК прописали, что журнал ведется в электронном виде и на бумажном носителе), но нашего эксперта это не очень удовлетворило, и тогда мы решили, что журнал я буду распечатывать и сшивать сразу после внесения изменений. В электронном виде веду журнал выполнения технического обслуживания. Это просто  экселевская книга, в которой новая дата - новый лист. И это очень удобно - не переписывать каждый раз наименование оборудования, зав. и инв. №№, вид обслуживания, а просто скопировать и вставить. Каждый лист я распечатываю и подшиваю. Но выглядит довольно грубо. Вот я и думаю, достаточно ли будет прописать в СМК, что электронные журналы будут распечатываться с определенной периодичностью? Удовлетворит ли это эксперта на ПК? Когда готовились к аккредитации, наш куратор сказала, что вести в электронном виде можно. Но у них в испытательном центре это специальная программа, с кодом доступа, и всегда можно посмотреть, когда были сделаны изменения... А у нас - обычная офисная, посмотреть можно только дату последних изменений. Кстати, по поводу защиты электронных записей, эксперту было достаточно, что паролем защищен сам компьютер, пароль на документы она не требовала.

[scbist 1825]

7 минут назад, salchanochka сказал:

просто скрыв документ паролем?

Видимо не скрыв, а защитив от несанкционированного доступа.

 

7 минут назад, salchanochka сказал:

в СМК прописали, что журнал ведется в электронном виде и на бумажном носителе

А зачем и то и другое? Бумага нужна для страховки, вдруг что-то с компьютером произойдет. Но это можно сделать и в виде страховой копии на сервере.

ГОСТ 17025 говорит или, или, но прочитайте его еще раз по поводу требований к электронному виду записей.

Цитата

 

4.3.1 Общие положения

     Лаборатория должна разработать и поддерживать процедуры управления всеми документами, являющимися частью системы менеджмента (разработанными лабораторией или поступившими извне), такими как регламенты, стандарты, другие нормативные документы, методики испытаний и/или калибровки, а также чертежи, программное обеспечение, технические условия, инструкции и руководства.

     Примечание 1 - В этом контексте "документ" может означать заявления о политике, процедуры, технические условия, калибровочные (градуировочные) таблицы, схемы, текстовой материал, плакаты, заметки, памятки, программное обеспечение, чертежи, планы и т.д. Они могут быть представлены на различных носителях: бумажных или электронных - в цифровом, аналоговом, фотографическом или текстовом виде.

 

Цитата

 

4.13.1.2 Записи должны быть удобочитаемыми, легкодоступными и находиться в местах, обеспечивающих их защиту от повреждений, порчи и утери. Должны быть установлены сроки хранения записей.

     Примечание - Записи могут храниться на любом носителе, например бумажном или электронном.

 

Цитата

4.13.1.4 Лаборатория должна иметь процедуры для защиты и восстановления записей на электронных носителях, а также для предупреждения несанкционированного доступа или внесения изменений в них.

Цитата

4.13.2.3 Если в записях обнаруживаются ошибки, то каждая ошибка должна быть перечеркнута и рядом должно быть написано правильное значение. Все подобные изменения должны быть подписаны или завизированы лицом, внесшим изменение. Если записи хранятся в электронном виде, то должны быть приняты меры, чтобы избежать потери или изменения первоначальных данных.

 

[salchanochka 0]

1 час назад, scbist сказал:

Видимо не скрыв, а защитив от несанкционированного доступа.

Ну, и это тоже (в первую очередь, конечно, защита от несанкционированного доступа). Хотя у меня это действительно - скрыть! Нужные мне файлы скрыты от посторонних глаз на приват-диске. 

1 час назад, scbist сказал:

А зачем и то и другое? Бумага нужна для страховки, вдруг что-то с компьютером произойдет. Но это можно сделать и в виде страховой копии на сервере.

О каком сервере речь? Компьютеры у нас в ИЛ даже сетью не соединены! Но резервное копирование делается раз в неделю.

1 час назад, scbist сказал:

ГОСТ 17025 говорит или, или, но прочитайте его еще раз по поводу требований к электронному виду записей.

  А критерии аккредитации - и/или.

Спасибо за ответ! 

[scbist 1825]

19 минут назад, salchanochka сказал:

Нужные мне файлы скрыты от посторонних глаз на приват-диске.

Сначала хотел спросить, что у вас журналы секретные, но прочитав дальше понял, похоже в данном случае, персональные компьютеры совсем не персональные.

 

19 минут назад, salchanochka сказал:

О каком сервере речь? Компьютеры у нас в ИЛ даже сетью не соединены!

А какой смысл в электронных журналах? Дань моде? По мне так проще ручкой в амбарной книге записать, чем открывать запароленный файл, искать место, вводить данные, сохранять, закрывать файл, потом еще на флешку сбрасывать. А посмотреть журнал в электронном виде никто не может. Ведь даже для аудитора без Вас никто журнал не найдет.

Выигрыша от электронного ведения журнала нет никакого.

[salchanochka 0]

15 часов назад, scbist сказал:

А какой смысл в электронных журналах? Дань моде? По мне так проще ручкой в амбарной книге записать, чем открывать запароленный файл, искать место, вводить данные, сохранять, закрывать файл, потом еще на флешку сбрасывать. А посмотреть журнал в электронном виде никто не может. Ведь даже для аудитора без Вас никто журнал не найдет.

Ну Вам проще написать, мне проще "пощелкать". Проверено, уже вела его в бумажном виде, ошибалась неоднократно! Поэтому выигрыш для меня есть! 

[scbist 1825]

1 час назад, salchanochka сказал:

ошибалась неоднократно!

Зато видно, люди работают!