salchanochka 0 Опубликовано 5 Июня 2017 Жалоба Поделиться Опубликовано 5 Июня 2017 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, кто знает, если в испытательной лаборатории вести журналы в электронном виде, это обязательно должна быть специальная программа? Или можно их вести в обычных офисных программах (ворд, эксель), просто скрыв документ паролем? И с какой периодичностью их распечатывать и сшивать? Поясню...Процедуру аккредитации мы прошли (в СМК прописали, что журнал ведется в электронном виде и на бумажном носителе), но нашего эксперта это не очень удовлетворило, и тогда мы решили, что журнал я буду распечатывать и сшивать сразу после внесения изменений. В электронном виде веду журнал выполнения технического обслуживания. Это просто экселевская книга, в которой новая дата - новый лист. И это очень удобно - не переписывать каждый раз наименование оборудования, зав. и инв. №№, вид обслуживания, а просто скопировать и вставить. Каждый лист я распечатываю и подшиваю. Но выглядит довольно грубо. Вот я и думаю, достаточно ли будет прописать в СМК, что электронные журналы будут распечатываться с определенной периодичностью? Удовлетворит ли это эксперта на ПК? Когда готовились к аккредитации, наш куратор сказала, что вести в электронном виде можно. Но у них в испытательном центре это специальная программа, с кодом доступа, и всегда можно посмотреть, когда были сделаны изменения... А у нас - обычная офисная, посмотреть можно только дату последних изменений. Кстати, по поводу защиты электронных записей, эксперту было достаточно, что паролем защищен сам компьютер, пароль на документы она не требовала. Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
Специалисты scbist 1 675 Опубликовано 5 Июня 2017 Специалисты Жалоба Поделиться Опубликовано 5 Июня 2017 7 минут назад, salchanochka сказал: просто скрыв документ паролем? Видимо не скрыв, а защитив от несанкционированного доступа. 7 минут назад, salchanochka сказал: в СМК прописали, что журнал ведется в электронном виде и на бумажном носителе А зачем и то и другое? Бумага нужна для страховки, вдруг что-то с компьютером произойдет. Но это можно сделать и в виде страховой копии на сервере. ГОСТ 17025 говорит или, или, но прочитайте его еще раз по поводу требований к электронному виду записей. Цитата 4.3.1 Общие положения Лаборатория должна разработать и поддерживать процедуры управления всеми документами, являющимися частью системы менеджмента (разработанными лабораторией или поступившими извне), такими как регламенты, стандарты, другие нормативные документы, методики испытаний и/или калибровки, а также чертежи, программное обеспечение, технические условия, инструкции и руководства. Примечание 1 - В этом контексте "документ" может означать заявления о политике, процедуры, технические условия, калибровочные (градуировочные) таблицы, схемы, текстовой материал, плакаты, заметки, памятки, программное обеспечение, чертежи, планы и т.д. Они могут быть представлены на различных носителях: бумажных или электронных - в цифровом, аналоговом, фотографическом или текстовом виде. Цитата 4.13.1.2 Записи должны быть удобочитаемыми, легкодоступными и находиться в местах, обеспечивающих их защиту от повреждений, порчи и утери. Должны быть установлены сроки хранения записей. Примечание - Записи могут храниться на любом носителе, например бумажном или электронном. Цитата 4.13.1.4 Лаборатория должна иметь процедуры для защиты и восстановления записей на электронных носителях, а также для предупреждения несанкционированного доступа или внесения изменений в них. Цитата 4.13.2.3 Если в записях обнаруживаются ошибки, то каждая ошибка должна быть перечеркнута и рядом должно быть написано правильное значение. Все подобные изменения должны быть подписаны или завизированы лицом, внесшим изменение. Если записи хранятся в электронном виде, то должны быть приняты меры, чтобы избежать потери или изменения первоначальных данных. Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
salchanochka 0 Опубликовано 5 Июня 2017 Автор Жалоба Поделиться Опубликовано 5 Июня 2017 1 час назад, scbist сказал: Видимо не скрыв, а защитив от несанкционированного доступа. Ну, и это тоже (в первую очередь, конечно, защита от несанкционированного доступа). Хотя у меня это действительно - скрыть! Нужные мне файлы скрыты от посторонних глаз на приват-диске. 1 час назад, scbist сказал: А зачем и то и другое? Бумага нужна для страховки, вдруг что-то с компьютером произойдет. Но это можно сделать и в виде страховой копии на сервере. О каком сервере речь? Компьютеры у нас в ИЛ даже сетью не соединены! Но резервное копирование делается раз в неделю. 1 час назад, scbist сказал: ГОСТ 17025 говорит или, или, но прочитайте его еще раз по поводу требований к электронному виду записей. А критерии аккредитации - и/или. Спасибо за ответ! Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
Специалисты scbist 1 675 Опубликовано 5 Июня 2017 Специалисты Жалоба Поделиться Опубликовано 5 Июня 2017 19 минут назад, salchanochka сказал: Нужные мне файлы скрыты от посторонних глаз на приват-диске. Сначала хотел спросить, что у вас журналы секретные, но прочитав дальше понял, похоже в данном случае, персональные компьютеры совсем не персональные. 19 минут назад, salchanochka сказал: О каком сервере речь? Компьютеры у нас в ИЛ даже сетью не соединены! А какой смысл в электронных журналах? Дань моде? По мне так проще ручкой в амбарной книге записать, чем открывать запароленный файл, искать место, вводить данные, сохранять, закрывать файл, потом еще на флешку сбрасывать. А посмотреть журнал в электронном виде никто не может. Ведь даже для аудитора без Вас никто журнал не найдет. Выигрыша от электронного ведения журнала нет никакого. Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
salchanochka 0 Опубликовано 6 Июня 2017 Автор Жалоба Поделиться Опубликовано 6 Июня 2017 15 часов назад, scbist сказал: А какой смысл в электронных журналах? Дань моде? По мне так проще ручкой в амбарной книге записать, чем открывать запароленный файл, искать место, вводить данные, сохранять, закрывать файл, потом еще на флешку сбрасывать. А посмотреть журнал в электронном виде никто не может. Ведь даже для аудитора без Вас никто журнал не найдет. Ну Вам проще написать, мне проще "пощелкать". Проверено, уже вела его в бумажном виде, ошибалась неоднократно! Поэтому выигрыш для меня есть! Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
Специалисты scbist 1 675 Опубликовано 6 Июня 2017 Специалисты Жалоба Поделиться Опубликовано 6 Июня 2017 1 час назад, salchanochka сказал: ошибалась неоднократно! Зато видно, люди работают! Цитата Ссылка на комментарий Поделиться на других сайтах Прочее
6 сообщений в этой теме
Рекомендуемые сообщения
Присоединиться к обсуждению
Вы можете ответить сейчас, а зарегистрироваться позже. Если у вас уже есть аккаунт, войдите, чтобы ответить от своего имени.