Есть ли НД задающие переодичность ведения журналов, и какой вариант Вы считаете лучшим для ведения журналов (Журналы учета климатических условий, Журналы учета и выдачи поверочных клейм и др..)

[Viktor_1999 2]

Добрый день.

Подскажите пожалуйста, не могу найти, какие НД регламентируют переодичность ведения журналов.Или мы сами можем определять с своем РК, причем задавая для каждого журнала свой вариант.

Имеется в виду  Журналы учета климатических условий, Журналы учета и выдачи поверочных клейм, Журналы жалоб и предложений и др..

Начинать ли их каждый год заново или можно, в одном журнале вести, пока он не кончится и новый начинать по фактическому окончанию места в предыдущем журнале.

Как Вы считает как правильней и лучше.

 

Вопрос возник в связи  стем, что журналы были заказаны и напечатны в типографии с большим числом листов.

[nekrorn 4]

НД не знаю, если есть, то тоже было бы интересно увидеть.

Но по здравому смыслу (и опыту работы с аудиторами и экспертами росаккредитации):

Журналы учета климатических условий - как минимум каждый день, когда проводятся измерения (поверки, калибровки). Иначе - сложно подтверждать, что измерения проводились в регламентированных условиях. Но, по-хорошему, даже вообще каждый день, так как условия хранения (особенно на эталоны) тоже должны быть подтверждены. Если это журнал условий на складе, то точно ежедневно вести. Удобнее вести годовой журнал.

Журналы учета и выдачи поверочных клейм - по мере выдачи клейм + ежегодная инвентаризация (если клейма переходящие из года в год). Можно инвентаризацию чаще, по своему РК. Если клейма переходящие - то и журнал переходящий, иначе на усмотрение пользователя, но года хотя бы разделять как-то.

Журналы жалоб и предложений - общий по мере поступления жалоб и предложений. А вот частоту чтения журнала нужно в РК прописать. Однозначно переходящий из года в год журнал, новый только по окончанию старого.

 

[Viktor_1999 2]

19 часов назад, nekrorn сказал:

НД не знаю, если есть, то тоже было бы интересно увидеть.

Но по здравому смыслу (и опыту работы с аудиторами и экспертами росаккредитации):

Журналы учета климатических условий - как минимум каждый день, когда проводятся измерения (поверки, калибровки). Иначе - сложно подтверждать, что измерения проводились в регламентированных условиях. Но, по-хорошему, даже вообще каждый день, так как условия хранения (особенно на эталоны) тоже должны быть подтверждены. Если это журнал условий на складе, то точно ежедневно вести. Удобнее вести годовой журнал.

Журналы учета и выдачи поверочных клейм - по мере выдачи клейм + ежегодная инвентаризация (если клейма переходящие из года в год). Можно инвентаризацию чаще, по своему РК. Если клейма переходящие - то и журнал переходящий, иначе на усмотрение пользователя, но года хотя бы разделять как-то.

Журналы жалоб и предложений - общий по мере поступления жалоб и предложений. А вот частоту чтения журнала нужно в РК прописать. Однозначно переходящий из года в год журнал, новый только по окончанию старого.

 

 Я не четко сформулировал вопрос.  Прошу прощения, попытаюсь еще раз.

Вопрос 1 . Чем регламентируется (каким НД) вопрос, надо ли начинать новый журнал каждый год, или можно продолжать текущий, особенно если в журнале из 20-30-40 стрнаниц была заполнена только одна страница.

Вопрос 2. И как лучше (исходя из Вашего опыта) Вести непрерывно журналы или  начинать новые каждый год.

Вопрос 3. Какие проблемы возможны при неприрывном ведении журналов на ПК.

[nekrorn 4]

4 часа назад, Viktor_1999 сказал:

 Я не четко сформулировал вопрос.  Прошу прощения, попытаюсь еще раз.

Вопрос 1 . Чем регламентируется (каким НД) вопрос, надо ли начинать новый журнал каждый год, или можно продолжать текущий, особенно если в журнале из 20-30-40 стрнаниц была заполнена только одна страница.

Вопрос 2. И как лучше (исходя из Вашего опыта) Вести непрерывно журналы или  начинать новые каждый год.

Вопрос 3. Какие проблемы возможны при неприрывном ведении журналов на ПК.

1. Как я сказал, НД не встречал, только устные рекомендации. Но вряд ли где-то есть запрет на продолжение журнала.

2. С журналом учета климатических условий удобнее всего заранее делать его годовым и просто в нужную дату вносить результаты измерений микроклимата. Остальное - удобнее вести непрерывные журналы. Просто или отделять новой страницей, или выделять 2-3 строки и ярким крупным шрифтом вписывать очередной год, поле чего уже вести очередные записи.

3. Разве что "проблемы" когда хочется внести записи старым числом или "потерять" журнал. Но в ряде случаев это всё равно нарушение, поэтому у честных людей проблем быть не должно). Больше проблем как раз если вести журналы по каждому году - 5-10 лет (в зависимости от важности журнала в соответствии с указанными в РК сроками хранения документации) придется где-то хранить архив этих журналов.

[Оксана Долгая 50]

10 часов назад, Viktor_1999 сказал:

Чем регламентируется (каким НД)

только вашими внутренними документами

10 часов назад, Viktor_1999 сказал:

надо ли начинать новый журнал каждый год, или можно продолжать текущий, особенно если в журнале из 20-30-40 стрнаниц была заполнена только одна страница

конкретно у нас прописано непрерывное ведение журнала, все журналы по 20 стр., новый начинают по окончанию старого или если изменились требования к ведению записей. Все это прописано в СТО "Управление записями".

10 часов назад, Viktor_1999 сказал:

Какие проблемы возможны при неприрывном ведении журналов на ПК

никаких. Экспертам без разницы как вы ведете записи - главное соблюдение требований собственных РК и СТО и предоставление им записей за 3 или 5 лет соответственно ПК, а сколько это будет журналов 1 или 10 неважно, вы будете все равно сканировать только титульные листы и заполненные страницы и объединять в один документ.