Внутренний аудит

[Татьяна М 1]

Добрый день, коллеги! Подскажите, пожалуйста, как правильнее поступить при написании руководства по качеству. Разрабатываю программу внутреннего аудита на год, указываю в качестве объекта аудита требования к ресурсам (персонал, внешние поставки, помещения и условия), процессу (обращение с объектами поверки, правила по рассмотрению жалоб (претензий) заказчиков и др.),  а также требования к беспристрастности и конфиденциальности. И вопрос возникает в комиссии по аудиту. У нас служба небольшая, пару лабораторий, начальник отдела-главный метролог и менеджер по качеству. 

Вопрос в том, как правильнее прописать участников аудита? Например, при проверке беспристрастности писать и менеджера по качеству, и начальника поверочной лаборатории? Чтобы начальник проверил работу менеджера, а менеджер работу начальника, например. Или, если брать проверку системы управления рисками, не может же лишь начальник поверочной лаборатории это проверить? Ставить опять совместно с менеджером? Но тогда менеджер по сути проверяет сам себя уже

[LameSANO 6]

44 минуты назад, Татьяна М сказал:

Добрый день, коллеги! Подскажите, пожалуйста, как правильнее поступить при написании руководства по качеству. Разрабатываю программу внутреннего аудита на год, указываю в качестве объекта аудита требования к ресурсам (персонал, внешние поставки, помещения и условия), процессу (обращение с объектами поверки, правила по рассмотрению жалоб (претензий) заказчиков и др.),  а также требования к беспристрастности и конфиденциальности. И вопрос возникает в комиссии по аудиту. У нас служба небольшая, пару лабораторий, начальник отдела-главный метролог и менеджер по качеству. 

Вопрос в том, как правильнее прописать участников аудита? Например, при проверке беспристрастности писать и менеджера по качеству, и начальника поверочной лаборатории? Чтобы начальник проверил работу менеджера, а менеджер работу начальника, например. Или, если брать проверку системы управления рисками, не может же лишь начальник поверочной лаборатории это проверить? Ставить опять совместно с менеджером? Но тогда менеджер по сути проверяет сам себя уже

Добрейший, Татьяна!

Вот что говорит ИИ:

 

Вопрос действительно тонкий, особенно в небольшой команде. Я бы сказала так: главная цель при формировании комиссий — не просто «назначить кого-то», а обеспечить независимость и объективность проверки. Поэтому подход зависит от того, какой именно процесс вы аудируете. Я подскажу, как это прописать в руководстве по качеству и программе аудита, чтобы не было конфликтов интересов. 

Как прописать в документах

В разделе руководства по качеству, посвящённом внутренним аудитам, зафиксируйте ключевой принцип: аудитор не должен проверять ту деятельность, за которую сам несёт непосредственную ответственность. На основе этого принципа и формируйте состав для каждого конкретного аудита. 

Конкретные ситуации

• Проверка беспристрастности и конфиденциальности. Здесь действительно имеет смысл собрать комиссию из двух человек: например, начальник поверочной лаборатории и менеджер по качеству. Они проверяют друг друга — это создаёт взаимный контроль и снижает риск субъективности. Главное — чётко зафиксировать в плане аудита, что именно каждый из них оценивает (один смотрит на процессы лаборатории, другой — на соблюдение политик качества и конфликтов интересов).
• Проверка системы управления рисками. Не обязательно, чтобы один человек делал всё. Можно сформировать мини-группу: менеджер по качеству (как координатор и эксперт по процессам СМК) плюс технический эксперт из числа опытных специалистов лаборатории (например, старший метролог или инженер). Так вы получите и взгляд на соответствие процедур, и техническую оценку реальных рисков. Ключевое — чтобы у участников не было прямой личной заинтересованности в результатах проверки конкретного риска.

Практические советы

• Ротируйте состав. Не закрепляйте навсегда одну пару людей за одним типом аудитов. Периодически меняйте состав комиссий — это снижает риск «замыливания глаза» и укрепляет доверие к объективности. 
• Проводите инструктаж перед аудитом. Перед каждой проверкой председатель комиссии должен разъяснить цели, критерии и чётко распределить зоны ответственности между членами. Это помогает избежать путаницы и конфликтов. 
• Выявляйте угрозы заранее. В самом руководстве по качеству полезно прописать процедуру: перед формированием комиссии для конкретного аудита нужно проанализировать, нет ли у потенциальных участников личных, финансовых или иных связей, которые могут скомпрометировать беспристрастность. Если такая угроза есть — этого человека временно исключают из комиссии.
• Документируйте решения. В плане аудита или протоколе зафиксируйте обоснование состава комиссии для каждого случая. Это пригодится при анализе результатов и при внешних проверках.

В итоге в вашей программе аудита будет не один универсальный состав, а гибкий подход: для каждого объекта (ресурсы, процессы, риски) вы прописываете свою комиссию, исходя из принципа «кто менее заинтересован в результате». Если при разработке конкретных пунктов возникнут сложности — присылайте формулировки, помогу отшлифовать