Перейти к контенту

сканирование протоколов поверки и свидетельств


36 сообщений в этой теме

Рекомендуемые сообщения

В каком документе изложено требование сохранение протоколов и свидетельств в формате пдф? Бумажные версии этих документов присутствуют. На ПК возник вопрос о сохранении в  пдф копий протоколов и свидетельств. И зачем они нужны?

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Как таковых требований нет, но есть критерии аккредитации в которых указан пункт о резервном копировании и восстановлении информации

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

58 минут назад, _chip_ сказал:

Как таковых требований нет, но есть критерии аккредитации в которых указан пункт о резервном копировании и восстановлении информации

Я с Вами согласен, но почему в ПДФ? Почему недостаточно ворда? ПДФ в 2 раза больше по объёму и плюс затраты времени на сканирование.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

У нас первичка при выпуске из производства. В РК написано, что протоколы в электронном виде (Excel). Ничего не печатаем и не сканируем. Протокол поверитель подписывает ЭЦП. Резервируем протокол с ЭЦП на внешний носитель ежемесячно. На прошлом ПК вопросов не было.

 

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

1 минуту назад, Fekla9999 сказал:

У нас первичка при выпуске из производства. В РК написано, что протоколы в электронном виде (Excel). Ничего не печатаем и не сканируем. Протокол поверитель подписывает ЭЦП. Резервируем протокол с ЭЦП на внешний носитель ежемесячно. На прошлом ПК вопросов не было.

 

У Вас сколько поверителей с ЭЦП? А как Вы со свидетельствами поступаете? На ряд СИ свидетельство обязательно должно быть передано пользователю. Типа КМД, мер и т.п.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

1 минуту назад, Evgeniy1 сказал:

У Вас сколько поверителей с ЭЦП? А как Вы со свидетельствами поступаете? На ряд СИ свидетельство обязательно должно быть передано пользователю. Типа КМД, мер и т.п.

У нас все поверители с ЭЦП. Нас немного)). В РК написано, что на первичку мы не выписываем свидетельства. Никогда. У нас заказчик - наше предприятие. Мы и клеймо в паспорт ставим только по особому распоряжению Генерального. А если вдруг случилась периодическая поверка, что крайне редко, т.к. мы не работаем с физ.лицами, то можем выдать свидетельство, распечатав его из Аршина. Это тоже указано в РК

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

26 минут назад, Fekla9999 сказал:

У нас первичка при выпуске из производства. В РК написано, что протоколы в электронном виде (Excel). Ничего не печатаем и не сканируем. Протокол поверитель подписывает ЭЦП. Резервируем протокол с ЭЦП на внешний носитель ежемесячно. На прошлом ПК вопросов не было.

 

Добрый день! Подскажите, а как организован электронный архив? В конце года в архив эти протоколы передаются? 

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

1 минуту назад, eKa89 сказал:

Добрый день! Подскажите, а как организован электронный архив? В конце года в архив эти протоколы передаются? 

Добрый! До этого года мы хранили протоколы поверки всего 1 МПИ, т.е. год, а потом уничтожали с фиксацией в акте уничтожения из архива. Теперь по новым НД надо хранить 5 лет. Скину все протоколы за год на СД диск и положу в архив вместе с бумажными графиками и журналами. Пусть лежит, есть не просит. Хотя честно не понимаю: зачем хранить протокол 5 лет, когда МПИ всего год? У нас 5 лет заявленный срок службы СИ

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

2 минуты назад, Fekla9999 сказал:

надо хранить 5 лет.

Это откуда? Из рекомендаций по архивному делу?

Они там глубоко не вникали.

У одного СИ МПИ 1 год, а у другого 16 лет. Протокольчики по 5 лет хранить?

Рекомендацией пользуйтесь, но про здравый смысл не забывайте в своих документах.

Кроме ваших собственных требований (документы СМК) никакой другой НД не обязывает вас хранить протокол сколько-то лет.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Здравый смысл здесь пне работает, увы. Коллега недавно проходила ПК, именно на этот пункт обратили внимание, хотя к архивному делу вроде тоже отношения не имеют. Я подумала и решила, что лучше перестраховаться

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

3 минуты назад, Дмитрий АП сказал:

Доброго дня!, не подскажите где можно найти сканы документов на доп.оборудование (термометр, гигрометр, секундомер) на УПСЖ 5П, у Вас не будет случайно!?

Простите, какие именно документы? Паспорт есть на секундомер. Там ровно одна страничка. Климат контролируем Testo622, Есть руководство пользователя на него. УПСЖ у нас нет

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

1 час назад, Evgeniy1 сказал:

Я с Вами согласен, но почему в ПДФ? Почему недостаточно ворда? ПДФ в 2 раза больше по объёму и плюс затраты времени на сканирование.

Нужен документ который подписан, ворд это не документ. А вот ворд подписанный эцп уже документ, так что как напишете в себя в смк так и делайте. 

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

3 часа назад, Evgeniy1 сказал:

Я с Вами согласен, но почему в ПДФ? Почему недостаточно ворда?

Нет такого требования, как хранить в ПДФ. Это вы сами в РК определяете как и где хранить. Но вы должны обеспечить (и доказать это при ПК), что ваш документ защищен от внесения в него каких либо изменений и исправлений.

Самое простое это отсканировать (отфотографировать) и записать на диск.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

39 минут назад, Тамбовский Волк сказал:

Нет такого требования, как хранить в ПДФ. Это вы сами в РК определяете как и где хранить. Но вы должны обеспечить (и доказать это при ПК), что ваш документ защищен от внесения в него каких либо изменений и исправлений.

Самое простое это отсканировать (отфотографировать) и записать на диск.

Объем очень большой, ворд и так хранится. Про доказательство- я это слышал от эксперта якобы протокол бумажный можно подменить- а ПДФ нельзя в электронном архиве. Улыбнулся и промолчал.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

2 часа назад, _chip_ сказал:

Нужен документ который подписан, ворд это не документ. А вот ворд подписанный эцп уже документ, так что как напишете в себя в смк так и делайте. 

А если подпись поверителя ставить в электронном виде- прокатит?

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Только что, Evgeniy1 сказал:

Улыбнулся и промолчал.

Напрасно промолчали, на глупости нужно указывать. А в итоге эксперт замечание в акт написал? 

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

5 минут назад, Тамбовский Волк сказал:

Напрасно промолчали, на глупости нужно указывать. А в итоге эксперт замечание в акт написал? 

нет, у нас есть архивация

Изменено пользователем Evgeniy1
дополнение
Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Хранение в формате пдф - это требование (или рекомендация) из архивного дела. Насколько оно тут применимо - вопрос.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

В 11.05.2022 в 10:15, Fekla9999 сказал:

 В РК написано, что на первичку мы не выписываем свидетельства. 

Выписывать или нет, решает МП, а не РК или Руководство

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

14 минут назад, evGeniy сказал:

Выписывать или нет, решает МП, а не РК или Руководство

По МП ставится клеймо и/или выписывается свидетельство. Клеймо раньше ставили обязательно. Теперь только по требованию директора, который является заказчиком

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

В 11.05.2022 в 10:37, Evgeniy1 сказал:

В каком документе изложено требование сохранение протоколов и свидетельств в формате пдф? Бумажные версии этих документов присутствуют. На ПК возник вопрос о сохранении в  пдф копий протоколов и свидетельств. И зачем они нужны?

Хранение пдф-копий документов одна из форм исполнения требований Критериев, наиболее очевидная.

Цитата

III. Критерии аккредитации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, выполняющих работы и (или) оказывающих услуги по обеспечению единства измерений
46.7. систему управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя:
...
г) правила резервного копирования и восстановления документов (отчетов, технических записей, отчетов (протоколов) испытаний);

Если сможете доказать, что из хранимого ворд-документа можно однозначно восстановить то, что требует восстановления (не "то что получается сейчас"), то можно хранить и ворде. Записи можно даже хранить в виде электронного журнала, если есть действующая система отслеживания и регистрации вносимых изменений.

Если вопрос только в объеме файла, то пдф одного листа с записями умеренной плотности вполне можно уместить в 50-100 кБ, если сканировать в ч/б формате, а не в цветном или градациях серого.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

5 часов назад, Радик Мавлявиев сказал:

 

Если сможете доказать, что из хранимого ворд-документа можно однозначно восстановить то, что требует восстановления (не "то что получается сейчас"), то можно хранить и ворде. Записи можно даже хранить в виде электронного журнала, если есть действующая система отслеживания и регистрации вносимых изменений.

 

Единственное, что не возможно восстановить- подпись поверителя на протоколе и оттиск клейма и подпись на свидетельстве.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

14 часов назад, Evgeniy1 сказал:

Единственное, что не возможно восстановить- подпись поверителя на протоколе и оттиск клейма и подпись на свидетельстве.

Мы тоже из-за всех этих нюансов пришли к решению сканировать распечатанные документы, и подписывать архивы ЭЦП, чтобы исключить возможность внесения изменений в сканы. Потому что при прошлом ПК нас очень сильно дрючили из-за этих правил резервного копирования. 

Но сейчас же даже свидетельства о поверке допускается в форме электронного документа с ЭЦП выдавать, а клеймо не обязательно - вместо него знак поверки, который может быть нанесен любым способом, в том числе и в виде отсканированной картинки вставлен в печатную форму. То есть по идее можно от этого сканирования уйти.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

7 часов назад, Eila сказал:

Мы тоже из-за всех этих нюансов пришли к решению сканировать распечатанные документы, и подписывать архивы ЭЦП, чтобы исключить возможность внесения изменений в сканы. Потому что при прошлом ПК нас очень сильно дрючили из-за этих правил резервного копирования. 

Но сейчас же даже свидетельства о поверке допускается в форме электронного документа с ЭЦП выдавать, а клеймо не обязательно - вместо него знак поверки, который может быть нанесен любым способом, в том числе и в виде отсканированной картинки вставлен в печатную форму. То есть по идее можно от этого сканирования уйти.

Как ЭЦП может помешать внесению изменений?

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

10 минут назад, Evgeniy1 сказал:

Как ЭЦП может помешать внесению изменений?

В документ подписанный ЭЦП внести изменения уже нельзя. Можно только удалить старую подпись, внести изменения и после этого заново подписать. Но у документа с ЭЦП всегда можно посмотреть дату подписания.

Ссылка на комментарий
Поделиться на других сайтах

Присоединиться к обсуждению

Вы можете ответить сейчас, а зарегистрироваться позже. Если у вас уже есть аккаунт, войдите, чтобы ответить от своего имени.

Гость
Ответить в этой теме...

×   Вы вставили отформатированный текст.   Удалить форматирование

  Допустимо не более 75 смайлов.

×   Ваша ссылка была автоматически заменена на медиа-контент.   Отображать как ссылку

×   Ваши публикации восстановлены.   Очистить редактор

×   Вы не можете вставить изображения напрямую. Загрузите или вставьте изображения по ссылке.

Загрузка...

Информация

  • Недавно просматривали   1 пользователь


×
×
  • Создать...